Mitarbeitergespräch Checkliste

Ein gut geführtes Mitarbeitergespräch ist mehr als ein Pflichttermin im Kalender. Es ist die Gelegenheit, Wertschätzung zu zeigen, Entwicklung anzustossen und die Zusammenarbeit zu stärken. Gleichzeitig bietet es Raum für ehrliches Feedback in beide Richtungen. Damit dieses Potenzial ausgeschöpft wird, braucht es eine sorgfältige Vorbereitung und einen klaren roten Faden.

Diese Checkliste unterstützt Führungskräfte dabei, Mitarbeitergespräche professionell zu gestalten. Sie deckt alle Phasen ab, von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung. Nutzen Sie sie als Leitfaden und passen Sie die Punkte an Ihren spezifischen Kontext an.

Vor dem Gespräch

Checkliste Vorbereitung

Termin mindestens zwei Wochen im Voraus einplanen und kommunizieren

Gesprächsleitfaden oder Vorlage an den Mitarbeitenden senden

Protokoll des letzten Gesprächs und vereinbarte Ziele durchgehen

Leistungen und Erfolge des Mitarbeitenden reflektieren

Entwicklungsfelder und Verbesserungspotenziale identifizieren

Feedback von Kollegen oder anderen Stakeholdern einholen (falls relevant)

Ruhigen, ungestörten Raum reservieren

Ausreichend Zeit einplanen (mindestens 60 Minuten)

Der typische Gesprächsablauf

Eröffnung (5 Minuten)

Angenehme Atmosphäre schaffen, Ziel und Ablauf des Gesprächs erläutern, eventuelle Befindlichkeiten klären.

Rückblick (15 Minuten)

Gemeinsamer Blick auf die vergangene Periode: Was wurde erreicht? Wie wurden die vereinbarten Ziele umgesetzt?

Feedback (15 Minuten)

Gegenseitiges Feedback: Was läuft gut? Wo gibt es Verbesserungsbedarf? Beide Seiten kommen zu Wort.

Ausblick (15 Minuten)

Neue Ziele vereinbaren, Entwicklungsmöglichkeiten besprechen, Unterstützungsbedarf klären.

Abschluss (10 Minuten)

Vereinbarungen zusammenfassen, nächste Schritte festhalten, offene Fragen klären.

Während des Gesprächs

Checkliste Durchführung

Handy ausschalten und keine Unterbrechungen zulassen

Aktiv zuhören und den Mitarbeitenden ausreden lassen

Offene Fragen stellen statt Ja/Nein Fragen

Konkrete Beispiele für Feedback geben

Balance zwischen Lob und konstruktiver Kritik wahren

Entwicklungswünsche des Mitarbeitenden ernst nehmen

SMART Ziele formulieren (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert)

Notizen für das Protokoll anfertigen

Praxistipp

Lassen Sie den Mitarbeitenden zuerst seine Einschätzung geben, bevor Sie Ihre Sicht teilen. Das fördert die Selbstreflexion und verhindert, dass Ihre Meinung die Diskussion dominiert.

Nach dem Gespräch

Checkliste Nachbereitung

Protokoll innerhalb einer Woche erstellen und teilen

Vereinbarte Massnahmen in die Wege leiten

Termine für Zwischengespräche oder Check ins planen

Entwicklungsmassnahmen mit HR abstimmen (falls nötig)

Eigene Gesprächsführung reflektieren: Was lief gut, was kann ich verbessern?

Häufige Fehler vermeiden

Auch erfahrene Führungskräfte tappen manchmal in typische Fallen. Das Gespräch wird zwischen Tür und Angel geführt, weil keine Zeit eingeplant wurde. Es dreht sich ausschliesslich um Vergangenes, ohne den Blick nach vorne zu richten. Oder die Führungskraft redet mehr als der Mitarbeitende und verpasst so wertvolle Einblicke in dessen Perspektive.

Ein weiterer häufiger Fehler ist das Sandwich Prinzip beim Feedback, bei dem Kritik zwischen zwei Lobschichten versteckt wird. Mitarbeitende durchschauen das schnell, und die eigentliche Botschaft geht unter. Besser ist es, klar und direkt zu kommunizieren und dabei wertschätzend zu bleiben.

Gespräche professionell führen

Mitarbeitergespräche können auch belastend sein. Bei anhaltender Anspannung kann Hypnose in Basel helfen, innere Ruhe zu finden.

Besondere Gesprächsanlässe

Neben dem regelmässigen Jahresgespräch gibt es weitere Anlässe, die eine strukturierte Gesprächsführung erfordern: das Eintrittsgespräch, bei dem Erwartungen geklärt werden, das Gespräch nach der Probezeit, Rückkehrgespräche nach längerer Abwesenheit oder auch das Austrittsgespräch, das wertvolles Feedback zur Organisation liefern kann.

Für jeden dieser Anlässe empfiehlt sich eine angepasste Checkliste. Die Grundprinzipien bleiben jedoch die gleichen: sorgfältige Vorbereitung, echtes Interesse am Gegenüber, klare Kommunikation und verbindliche Nachbereitung.