Wie HR-Experten betonen, strukturiert ein guter Feedbackbogen das Gespräch und sorgt dafür, dass wichtige Themen nicht vergessen werden. Er hilft beiden Seiten, sich vorzubereiten und macht das Feedback vergleichbar. Gleichzeitig sollte er genug Freiraum lassen, um individuelle Themen zu besprechen, die nicht in ein Schema passen.
Die folgenden Vorlagen dienen als Ausgangspunkt. Passen Sie sie an Ihre Unternehmenskultur und spezifischen Anforderungen an. Ein Feedbackbogen sollte kein bürokratisches Monster werden, sondern ein hilfreiches Werkzeug für ein gutes Gespräch.
Vorlage für das Jahresgespräch
Teil 1: Rückblick auf die vergangene Periode
Teil 2: Kompetenzbewertung
Teil 3: Entwicklung und Ausblick
Bewertungskriterien definieren
Eine Skala allein sagt wenig aus, wenn nicht klar ist, was die einzelnen Stufen bedeuten. Definieren Sie für jede Kompetenz, was beispielsweise eine 3 oder eine 5 konkret bedeutet. Das macht die Bewertung nachvollziehbar und reduziert Missverständnisse.
Beispiel: Fachkompetenz
- 1: Erfüllt die Anforderungen nicht, häufige Fehler
- 2: Erfüllt Anforderungen teilweise, braucht Unterstützung
- 3: Erfüllt alle Anforderungen selbstständig
- 4: Übertrifft Anforderungen, wird von anderen gefragt
- 5: Expertenniveau, treibt Innovationen voran
Beispiel: Zusammenarbeit
- 1: Arbeitet isoliert, verursacht Konflikte
- 2: Zusammenarbeit funktioniert mit Einschränkungen
- 3: Gute Zusammenarbeit, zuverlässiger Teamplayer
- 4: Fördert aktiv die Zusammenarbeit, hilft anderen
- 5: Stärkt den Teamzusammenhalt massgeblich
Tipps für aussagekräftiges Feedback
Feedback richtig formulieren
- Konkrete Beispiele statt allgemeine Aussagen verwenden
- Beobachtungen von Interpretationen trennen
- Balance zwischen Stärken und Entwicklungsfeldern halten
- Zukunftsorientiert formulieren: Was kann verbessert werden?
- Den Mitarbeitenden in die Einschätzung einbeziehen
- Ausreichend Zeit für das Gespräch einplanen
Alternativen zum klassischen Bogen
Nicht für jede Situation ist ein ausführlicher Feedbackbogen das richtige Format. Für regelmässige Check ins oder informelles Feedback können kürzere Formate sinnvoller sein. Das sogenannte Start Stop Continue Format beispielsweise fokussiert auf drei einfache Fragen: Was sollte neu begonnen werden? Was sollte aufgehört werden? Was sollte beibehalten werden?
Auch das 360 Grad Feedback, bei dem Rückmeldungen von Kollegen, Vorgesetzten und eventuell Kunden eingeholt werden, kann wertvolle Erkenntnisse liefern. Es erfordert allerdings mehr Aufwand und sollte gut vorbereitet und begleitet werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Feedback professionell verarbeiten
Kritisches Feedback kann belasten. Wenn Sie Unterstützung beim Umgang mit Rückmeldungen brauchen, sind Sie nicht allein.
Digitale Lösungen
Viele Unternehmen setzen mittlerweile auf digitale Tools für Mitarbeitergespräche und Feedback. Diese bieten Vorteile wie einfache Dokumentation, Erinnerungsfunktionen und die Möglichkeit, Entwicklungen über Zeit nachzuverfolgen. Wichtig ist, dass das Tool die Gespräche unterstützt und nicht ersetzt. Der persönliche Austausch bleibt das Kernstück.
Bei der Auswahl eines Tools sollten Sie auf Datenschutz achten. Mitarbeiterfeedback ist sensibel und muss entsprechend geschützt werden. Klären Sie auch, wer Zugriff auf die Daten hat und wie lange diese gespeichert werden.