Eine sorgfältige Dokumentation von Mitarbeitergesprächen ist mehr als nur Fleissarbeit. Sie schafft Verbindlichkeit, ermöglicht die Nachverfolgung von Vereinbarungen und dient im Bedarfsfall als wichtiger Nachweis. Gleichzeitig zeigt sie dem Mitarbeitenden, dass das Gespräch ernst genommen wird und die besprochenen Themen nicht in Vergessenheit geraten.
Doch wie dokumentiert man richtig? Was gehört ins Protokoll und was nicht? Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden? Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Grundsätze und praktische Tipps für eine professionelle Gesprächsdokumentation.
Grundprinzipien der Dokumentation
Zeitnah
Erstellen Sie das Protokoll innerhalb weniger Tage nach dem Gespräch, solange die Erinnerung frisch ist.
Sachlich
Dokumentieren Sie Fakten und Vereinbarungen. Verzichten Sie auf Wertungen und emotionale Formulierungen.
Vollständig
Alle wesentlichen Punkte und Vereinbarungen sollten erfasst werden. Nichts Wichtiges darf fehlen.
Transparent
Der Mitarbeitende erhält eine Kopie und hat die Möglichkeit, Ergänzungen oder Korrekturen vorzunehmen.
Was gehört in die Dokumentation?
Inhalte eines Gesprächsprotokolls
Was nicht ins Protokoll gehört
Diese Inhalte vermeiden
- Persönliche Meinungen und Bewertungen
- Gerüchte oder Aussagen vom Hörensagen
- Gesundheitsdaten ohne ausdrückliche Einwilligung
- Informationen über Dritte, die nicht am Gespräch teilnahmen
- Wörtliche Zitate, die aus dem Kontext gerissen werden könnten
- Inhalte aus dem privaten Bereich ohne Bezug zur Arbeit
Der Prozess der Dokumentation
Während des Gesprächs
Machen Sie sich kurze Notizen zu den wichtigsten Punkten. Kündigen Sie an, dass Sie protokollieren, und fragen Sie nach, wenn etwas unklar ist.
Innerhalb von 48 Stunden
Übertragen Sie Ihre Notizen in ein strukturiertes Protokoll. Ergänzen Sie fehlende Informationen und formulieren Sie präzise.
Abstimmung mit dem Mitarbeitenden
Senden Sie den Entwurf zur Durchsicht. Bitten Sie um Rückmeldung, falls etwas fehlt oder anders wahrgenommen wurde.
Finale Version und Ablage
Nach der Abstimmung wird das Protokoll von beiden Seiten unterschrieben und sicher abgelegt.
Aufbewahrung und Datenschutz
Gesprächsprotokolle sind personenbezogene Daten und unterliegen dem Datenschutz. Bewahren Sie die Unterlagen in der Personalakte oder an einem sicheren Ort auf, zu dem nur berechtigte Personen Zugang haben. In der Regel ist eine Aufbewahrung während der Dauer des Arbeitsverhältnisses plus einige Jahre darüber hinaus sinnvoll.
Der Mitarbeitende hat das Recht auf Einsicht in seine Personalakte und damit auch in die Gesprächsprotokolle. Informieren Sie transparent darüber, wer Zugang zu den Unterlagen hat. Nach Ende des Arbeitsverhältnisses sollten die Dokumente gemäss den gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien vernichtet werden.
Gespräche professionell führen
Eine gute Dokumentation ist Teil einer professionellen Gesprächskultur. Wenn Sie nachts grübeln oder schlecht schlafen, kann Hypnose für besseren Schlaf Entlastung bringen.
Digitale vs. analoge Dokumentation
Viele Unternehmen setzen mittlerweile auf digitale Tools für die Gesprächsdokumentation. Diese bieten Vorteile wie einfache Durchsuchbarkeit, Erinnerungsfunktionen und die Möglichkeit, Entwicklungen über Zeit nachzuverfolgen. Achten Sie bei digitalen Lösungen besonders auf Datensicherheit und klären Sie, wer Zugriff auf die gespeicherten Informationen hat.
Unabhängig vom Format gilt: Die Dokumentation sollte im Dienst des Gesprächs stehen und nicht umgekehrt. Ein zu aufwändiges System führt dazu, dass die Dokumentation vernachlässigt wird. Finden Sie ein Mass, das für Ihre Organisation praktikabel ist und dennoch alle wichtigen Anforderungen erfüllt.