Ein Konfliktprotokoll dokumentiert Auseinandersetzungen am Arbeitsplatz und deren Bearbeitung. Diese Dokumentation ist aus mehreren Gründen wichtig: Sie schafft Klarheit über den Sachverhalt, hält Vereinbarungen fest und dient im Ernstfall als Nachweis für getroffene Massnahmen. Gleichzeitig hilft sie, Muster zu erkennen und wiederkehrende Konflikte besser zu verstehen.
Die Erstellung eines Konfliktprotokolls erfordert Sorgfalt und Neutralität. Es geht nicht darum, Schuldige zu benennen, sondern Fakten zu dokumentieren und Lösungswege festzuhalten. Dieses Muster dient als Vorlage und kann an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst werden.
Vorlage Konfliktprotokoll
Konfliktprotokoll
Vertraulich | Nur für berechtigte Personen
Allgemeine Angaben
Sachverhalt
Sichtweisen der Beteiligten
Vereinbarungen und Massnahmen
Unterschriften
Warum Konflikte dokumentieren?
Vorteile einer systematischen Dokumentation
Rechtssicherheit
Im Streitfall haben Sie Nachweise über den Ablauf und getroffene Massnahmen.
Verbindlichkeit
Schriftliche Vereinbarungen werden eher eingehalten als mündliche Absprachen.
Mustererkennung
Über Zeit lassen sich wiederkehrende Konfliktmuster identifizieren.
Nachverfolgung
Der Stand der Bearbeitung kann jederzeit nachvollzogen werden.
Tipps für die Protokollierung
Darauf sollten Sie achten
Datenschutz beachten
Konfliktprotokolle enthalten sensible personenbezogene Daten und unterliegen dem Datenschutz. Bewahren Sie die Dokumente sicher auf und beschränken Sie den Zugang auf Personen, die ihn zwingend benötigen. Informieren Sie die Beteiligten darüber, wer Einsicht in das Protokoll hat und wie lange es aufbewahrt wird.
In vielen Fällen ist eine Aufbewahrungsfrist von zwei bis drei Jahren angemessen. Nach Ablauf dieser Frist und bei positivem Verlauf sollten die Unterlagen vernichtet werden. Klären Sie die genauen Regelungen mit Ihrer HR Abteilung oder Rechtsberatung.
Konflikte professionell bearbeiten
Manchmal braucht es externe Unterstützung, um Konflikte konstruktiv zu lösen. Professionelle Begleitung kann allen Beteiligten helfen.
Wann ist externe Hilfe nötig?
Nicht jeder Konflikt lässt sich intern lösen. Wenn die Fronten zu verhärtet sind, wenn es um schwerwiegende Vorwürfe geht oder wenn bisherige Massnahmen keine Wirkung zeigen, kann externe Unterstützung sinnvoll sein. Ein Mediator oder eine externe Beratung bringt eine neutrale Perspektive ein und verfügt über professionelle Methoden der Konfliktbearbeitung.
Dokumentieren Sie im Protokoll auch, wenn externe Hilfe hinzugezogen wird, und halten Sie die entsprechenden Empfehlungen fest. So entsteht ein vollständiges Bild der Konfliktbearbeitung.